Džefs Bezoss nesen aizliedza PowerPoint piedalīties sapulcēs Amazon, uzstājot, ka sanāksmes tā vietā jāsāk ar to, ka dalībnieki klusi nolasa papīra dokumentu, kurā ir informācija, kas nepieciešama šī jautājuma apspriešanai.
Tas nav pārsteidzoši, ņemot vērā ievērojamus zinātniskus pētījumus, ka PowerPoint izmantošana samazina organizācijas intelektu. Tomēr PowerPoint aizstāšana ar “instruktāžas dokumentiem” (kā to izdarījis Bezoss) nav tikai laba zinātne; tas ir arī neticami gudrs finanšu solis šādu trīs iemeslu dēļ:
- Tas ietaupa laiku. PowerPoint sazinās ar ātrumu, ar kuru runā vadītājs; instruktāžas dokuments tiek sazināts tādā ātrumā, kādu auditorija lasa. Prezentācija, kas aizņemtu stundu (bez pārtraukumiem vai diskusijām), tiek saīsināta tikai līdz piecām minūtēm.
- Tas ietaupa laiku. Tā kā instruktāžas dokumentā sapulces sākumā ir sniegta svarīga informācija, visi burtiski ir “uz vienas lapas”, un diskusija ir īsāka un precīzāka. Turklāt, tā kā prezentācijai ir nepieciešams vadītājs, viens jābūt apmeklēja sanāksmi, lai iegūtu informāciju. Izmantojot instruktāžas dokumentu, cilvēki, kuriem nepieciešama tikai informācija (bet kuriem nav jāpiedalās), var vienkārši izlasīt dokumentu un izlaist sapulci.
- Tas ietaupa laiku. Informatīvs dokuments novērš trīs vissliktākos PowerPoint laika izšķērdētājus: a) Prezentācijas “Viņi nevar piespraust šo Jello” pie sienas, b) “Es negatavojos sagatavoties -izmantojot manas standarta-slaidu klāja prezentācijas; un, kas ir pats sliktākais, c) “Par mīlestību pret dievu, vai jūs, lūdzu, nokļūsit sasodītajā vietā?” prezentācijas.
Vai es jau minēju, ka tas ietaupa laiku? Labi, jo, kā jau iepriekš esmu norādījis, vidējais izpilddirektors apmēram 50 procentus sava laika pavada sanāksmēs (no kurām viena trešdaļa ir pilnīgi bezjēdzīga). Šī ir milzīga produktivitātes aizplūšana, kas pārsniedz PowerPoint bēdīgi slaveno spēju samazināt organizatorisko intelektu.
Tātad darīsim skaitļus. Tā kā instruktāžu dokumenti ir (vismaz) divreiz laikietilpīgāki nekā PowerPoint un mēdz novērst visnenoderīgākās sanāksmes, aizstājot PowerPoint ar instruktāžas dokumentiem, Bezos efektīvi palielināja uzņēmuma vadības efektivitāti, vismaz 25 procenti.
Esmu pētījis un rakstījis par biroja tehnoloģijām un vadības tehniku vairāk nekā 20 gadus. Ir maz tādu tehnoloģiju vai paņēmienu, kuriem, īstenojot, ir kaut kas tuvu šāda veida dramatiski pozitīvai ietekmei uz produktivitāti.
Bet tas vēl nav viss. Aizliedzot PowerPoint par labu instruktāžas dokumentiem, Bezos un Amazon izmaksāja tieši 0,00 USD. Visiem praktiskiem mērķiem tā ir bezgalības ROI.
Diezgan gudrs, vai ne?
