Kamēr mēs vēl neesam humanoīdu robotu vadīšana no mūsu mājām, piemēram, 2009. gada filmas varoņi Surogāti , arvien biežāk mūsu ikdienas mijiedarbība - gan profesionālā, gan personīgā - tiek veikta, izmantojot virtuālos līdzekļus.
Tā kā uzņēmumu īpašnieki virtuālos notikumus uztver kā rentablu metodi, lai sasniegtu neskaitāmus mērķus, tostarp tīmekļa seminārus, apmācības un konferences, ir svarīgi nodrošināt, lai efektīva komunikācija netiktu tirgota, lai ietaupītu uz leju. Kaut arī maz ticams, ka tikšanās ar praktiski pilnībā aizstās nepieciešamību uzņēmējiem personīgi tikties, tā pieņemšanas un ērtības vieglums var uzlabot jūsu uzņēmuma produktivitāti. Tomēr virtuālās sapulces nav ideālas katrā situācijā, tāpēc ir svarīgi zināt, kad un kā izmantot šo tehnoloģiju.
Donna Denisa, Leadership Solutions Consulting prezidente, kā arī programmas Amerikas vadības asociācija trīs dienu seminārs Virtuālo un attālo komandu vadīšana , saka, ka tehnoloģija kļuva par galveno uzmanību; kaut kur starp cilvēku BlackBerries un e-pastu daudzi līderi zaudēja attiecības. 'Tagad galvenā uzmanība tiek pievērsta uzdevumu, attiecību un tehnoloģiju pārvaldībai,' saka Deniss, kurš sīkāk izstrādā savu gaidāmo grāmatu Zināšanu pārvaldība un e-mācīšanās.
Lī E. Millers, ietekmīgs treneris un grāmatas autors UP: Ietekme, spēks un U perspektīva: māksla iegūt to, ko vēlaties , piebilst: 'Lielākā cilvēku pieļautā kļūda ir pieņemšana, ka ietekmēšana, tiekoties aci pret aci, ir tas pats, kas ietekmēt, kad jūs mijiedarbojaties virtuāli. Tas nav. Noteikumi ir atšķirīgi, jo cilvēki reaģē atšķirīgi, kad viņi mijiedarbojas faktiski. ”
Šeit ir daži padomi, kā veiksmīgi vadīt virtuālo sapulci.
5 padomi virtuālas sapulces vadīšanai: kā sagatavoties
'Pirmais, ko mēs darām, pirms izlemjam, kādas tehnoloģijas un programmatūra būs nepieciešama, ir izlemt, kas ir iesaistītā auditorija un kāda informācija tiek kopīgota,' saka Drew Bowers, pētniecības psihologs Deitonas Universitātes Pētniecības institūta Cilvēka faktoru grupā. 'Mēs esam noskaidrojuši, ka vadītājiem vislabāk ir vai nu noformēt savus datus vai prezentāciju atbilstoši videi, kurā viņi tiks prezentēti, vai izvēlēties labāko vidi, lai atspoguļotu viņu rīcībā esošos datus.' Bowerss saka: 'Jūs nevarat vienkārši uzņemt prezentāciju, kuru jūs uzstājāt tiešraidē auditorijas priekšā konferencē, un mest to uz video monitoru virtuālai auditorijai un sagaidīt tādus pašus rezultātus, jo jūs esat ierobežots , kā jūs varat mijiedarboties ar savu virtuālo auditoriju.
inlinebuyerzonewidget
Deniss norāda, ka, ieplānojot sapulci fiziskā vietā, jūs varat vieglāk izturēties pret sapulces darba kārtību un materiālu nodrošināšanu. Jums ir arī tā priekšrocība, ka apmeklētāji tiek ātri uzņemti gaitenī, pie kafijas automāta utt. Tomēr veiksmīgai virtuālai sapulcei ir nepieciešams daudz vairāk iepriekšēju sagatavošanos. Colaric iesaka virtuālas sapulces plānot jau laikus. 'Nosūtiet darba kārtību pirms laika, izveidojiet vizuālos materiālus, lai nostiprinātu savu vēstījumu, un pārsūtiet tos visiem pirms sapulces, uzaiciniet katras komandas locekļus, kuriem jāiesaistās,' viņa saka.
Tāpat pārliecinieties, vai vismaz dienu iepriekš esat nosūtījis pieteikšanās informāciju (piekļuves kodus, URL un zvana numurus), lai dalībnieki varētu pārbaudīt, vai nav nepieciešamas programmatūras lejupielādes. Varat arī lūgt dalībniekus pieteikties vismaz 15 minūtes pirms savienojamības pārbaudes sākuma, iesaka Laura Stack, laika vadības mācību firmas The Productivity Pro autore un prezidente. Veiciet sarunu un pārbaudiet, vai viss darbojas. Pārskatiet laika skalu. Izsniedziet metodi, kā sazināties ar jums bezsaistē, ja speciālistam rodas problēmas, saka Steks.
Piezīme: Ja jūs uzņemat vienu vadītāju ar lielu auditorijas noregulējumu, tad ieteicams iecelt koordinatoru, kas palīdzētu galvenajam vadītājam. Koordinators var atbalstīt dalībniekus ar tehniskām problēmām, kā arī uzraudzīt visus ienākošos tērzēšanas jautājumus. Liekot prezentētājam mēģināt lasīt tērzēšanas jautājumus, palēninās prezentācijas gaita.
Rakt dziļāk: iMeet jaunais videokonferenču rīks
5 padomi virtuālas sapulces vadīšanai: tehniskie rīki un prasības
Tiešsaistes tikšanās tehnoloģiju skaistums ir tas, ka to var izmantot pat visjaunākā, kailo kaulu darbība. Nepieciešams tikai interneta savienojums, audio (no datora skaļruņiem, mikrofona vai pa tālruni) un tīmekļa kamera (atsevišķa vai integrēta jūsu monitorā / klēpjdatorā). Lielākām grupām var būt nepieciešams arī projekcijas ekrāns vai liels televizora monitors.
Izvēloties pakalpojumu, domājiet par “mazu”, saka Sjūzena Kolarika, Sentleo universitātes Sentleo, Floridā, viceprezidente mācību tehnoloģiju jautājumos. 'Visefektīvākās tīmekļa konferences ir tās, kurās izmanto tikai nepieciešamo tehnoloģiju. KIS-; saglabājiet to vienkārši; ir labākais veids, kā panākt, lai cilvēki koncentrētos uz jūsu vēstījumu, nevis uz tehnoloģiju. ' Daži tiešsaistes tīmekļa produkti ietver Adobe Acrobat Connect , GoToMeeting , Microsoft Office Live sapulce un WebEx .
Uzņēmējiem arī jāņem vērā, ka ne katra videokonferenču sistēma darbosies kopā. Izvairieties no apmulsuma par aizkavēšanos un tehniskiem traucējumiem, pirms sapulces pārbaudot visu vietņu savienojamību. 'Mēģinājumi vienā pusē izmantot analogo video sistēmu un, no otras puses, digitālo sistēmu, var radīt daudz problēmu, un pat digitālās un digitālās konferences var būt problemātiskas, ja vecāka programmatūras programma ir jāatjaunina, pirms tā var runāt' 'jaunāka programma,' saka Bowers.
Rakt dziļāk: Nav lidojuma zonas: Virtuālās sanāksmes
cik vecs ir Džeisons Mičels
5 padomi virtuālas sapulces vadīšanai: esiet mērķtiecīgi
Rick Maurer, grāmatas autors Aiz pretošanās sienas un Kāpēc jūs nevēlaties to, ko es gribu? iesaka lietotājiem novērst traucējošos faktorus. Virtuālo sapulču priekšrocība ir spēja rīkot tās gandrīz visur; virtuālo sapulču trūkums ir arī spēja rīkot tās gandrīz visur. Tiešsaistes sapulces dalībnieki var zvanīt vai pieteikties no vietējās kafejnīcas, lidostas atpūtas telpām, mājas birojiem utt. Lai samazinātu fona vai ceļa troksni (nevēlaties, lai jūsu uzmanības centrā būtu jūsu bērns, mājdzīvnieks vai zvana tālruņi), varat: izvēlieties 'izslēgt visus dalībniekus un uzdot jautājumus tikai caur tērzēšanas lodziņu,' saka Steks.
Maurers arī neiesaka mēģināt saspiest vairākas lietas vienā sanāksmē. Turpiniet koncentrēties uz vienu vai divām tēmām. Ja jums jāaptver vairāk priekšmetu, tad dodiet cilvēkiem laiku, lai viņi varētu izstiepties, paņemt vannas istabā pārtraukumu vai papildināt kafiju. Katru sapulces segmentu turiet īsu - ne ilgāk kā 30 minūtes. '
Piezīme: Svītrainie krekli labi nepārraida kameru, tāpat arī lieli, spīdīgi rotaslietas. Abi var vizuāli novērst uzmanību. Centieties pēc iespējas samazināt ķermeņa kustības, jo pārmērīgas kustības faktiski var pasliktināt video kvalitāti.
Rakt dziļāk: tikšanās tīmeklī: kādus rīkus izmantot?
5 padomi virtuālas sapulces vadīšanai: etiķete
vai Natalie Mores joprojām ir precējusies
'Veiksmīgas videokonferences vai tālruņa konferences sanāksmes atslēga ir atcerēties, ka esat sapulcē,' uzsver Kolaričs. Piešķiriet pilnu uzmanību dalībniekiem tāpat kā tad, ja atrastos vienā telpā. Neuztraucieties ar e-pastu, sērfošanu tīmeklī vai īsziņu sūtīšanu. Centieties neēst un nedzert, lai jūs būtu gatavs, ja jums tiek uzdoti jautājumi. '
Labs īkšķis? Colaric saka: 'Ieejot telpā, vienmēr pieņemiet, ka mikrofoni jau darbojas uz citām vietām! Tas palīdz novērst jebkādu svešu pirmssapulces sarunu pārraidi, ja jūs, iespējams, to nedomājat. '
Viņa arī norāda, ka videokonferenču sanāksmēm faktiski vajadzētu virzīties nedaudz lēnāk nekā parastajām sanāksmēm, jo divu līdz trīs sekunžu kavēšanās lielākai daļai sistēmu sazināties. Ja jūs vadāt sapulci, pārliecinieties, ka pēc jautājuma uzdošanas ir pietiekamas pauzes. Ja esat dalībnieks, pirms vēršanās pie grupas, pievērsiet sev uzmanību, signalizējot ar roku vai sakot “jautājums” vai “komentārs” un pēc tam dažas sekundes pagaidiet, pirms turpināt.
Dalībniekiem vajadzētu arī izveidot acu kontaktu, ieskatoties kamerā. Tas padarīs sarunu dalībnieku starpā dabiskāku. Šī ir ātra apkrāptu lapa par etiķeti:
Video konferenču etiķetes 8 darbības
Esiet pieklājīgs pret citiem dalībniekiem
Vai runā skaidri
Vai ķermeņa kustības ir minimālas
Veiciet kustību un žestus lēnām un dabiski
Skatoties kamerā, saglabājiet acu kontaktu
Apģērbieties atbilstoši
Padariet sesiju animētu
Esi pats un izklaidējies!
Video konferenču etiķetes 7 aizliegumi
Nevelciet traucējošas skaņas
Nekliedziet
Neveiciet traucējošas kustības
Nepārtrauciet citus runātājus
Neveiciet blakus sarunas
Neuzvelciet 'trokšņainas' rotaslietas
Neaizsedziet mikrofonu
Avots: Sv. Leo universitātes Informācijas tehnoloģiju birojs
Piezīme: Ja jūsu dong bizness ir globāls, pārbaudiet tādas vietnes kā executiveiveplanet.com un kissbowshakehands.com par resursiem par starptautisko biznesa etiķeti.
Rakt dziļāk: Virtuālā uzņēmuma lieta un plāns
5 padomi virtuālas sapulces vadīšanai: dalībnieku iesaistīšana
Deniss saka, ka virtuālajās sapulcēs ir tendence sākt tieši uzdevumu, kas var negatīvi ietekmēt attiecību veidošanu. Viņa iesaka pārkāpt ledu, apejot “virtuālo” istabu un lūdzot ikvienu iepazīstināt ar sevi un dalīties kaut ko par savu nedēļas nogali vai runāt par kaut ko, ko viņi gaida, lai pievienotu procesam sociālo elementu. 'Viss, ko jūs varat simulēt, sastopoties aci pret aci, ir labs.'
Stack saka, lai mudinātu dalībniekus pirms programmas sākuma iesniegt savus jautājumus par šo tēmu. Viņa arī iesaka citas metodes auditorijas piesaistīšanai tīmekļa semināra laikā, piemēram, piedalīties aptaujā vai uzdot jautājumu un lūgt atbildes tērzēšanas laikā.
Colaric iesaka bieži uzdot jautājumus, lai piesaistītu attālos dalībniekus un uzturētu personisko saikni. Bet, viņa uzsver, skaidri norādiet savos jautājumos. 'Uzdodiet konkrētai personai konkrētu jautājumu. Uzdodot atklātus jautājumus lielai attālinātai auditorijai, bieži vien būs 'miris gaiss' un pēc tam vienlaikus runās vairāki cilvēki. '
Rakt dziļāk: kā sazinās virtuāls uzņēmums
kima zolciaka dzimšanas datums
Redaktora piezīme: Vai meklējat video konferences savam uzņēmumam? Ja vēlaties, lai informācija palīdzētu jums izvēlēties piemērotāko, izmantojiet zemāk esošo anketu, lai mūsu partneris BuyerZone sniegtu jums informāciju bez maksas:
Redakcijas atklāšana: Inc. šajā un citos rakstos raksta par produktiem un pakalpojumiem. Šie raksti ir redakcionāli neatkarīgi - tas nozīmē, ka redaktori un reportieri pēta un raksta par šiem produktiem bez jebkādas mārketinga vai pārdošanas departamentu ietekmes. Citiem vārdiem sakot, neviens nesaka mūsu reportieriem vai redaktoriem, ko rakstīt, vai rakstā jāiekļauj kāda īpaša pozitīva vai negatīva informācija par šiem produktiem vai pakalpojumiem. Raksta saturs ir pilnībā pēc reportiera un redaktora ieskatiem. Jūs ievērosiet, ka dažreiz rakstos mēs iekļaujam saites uz šiem produktiem un pakalpojumiem. Kad lasītāji noklikšķina uz šīm saitēm un iegādājas šos produktus vai pakalpojumus, Inc var saņemt kompensāciju. Šis e-komercijas reklāmas modelis - tāpat kā jebkura cita reklāma mūsu rakstu lapās - neietekmē mūsu redakcijas pārklājumu. Reportieri un redaktori šīs saites nepievieno un arī nepārvaldīs. Šis reklāmas modelis, tāpat kā citi, kurus redzat vietnē Inc, atbalsta neatkarīgo žurnālistiku, kuru atrodat šajā vietnē.
