Vai jūs algojat personīgos palīgus, kuri saglabāt vai jūs maksājat laiku?
Nesen es uzaicināju trīsdesmit piecus savus labākos biznesa koučinga klientus uz privātu atkāpšanos Džeksonholā, Vaiomingā, kur es dzīvoju. Kad kāds man jautāja, mēs apspriedām dažādus vadības aspektus - veidus, kā uzņēmumu īpašnieki var radīt stratēģiskas priekšrocības un sasniegumus sev un saviem uzņēmumiem. laika plānošana .
Šis jautājums pamudināja dzīvu sarunu par labākajiem veidiem, ko katrs no mums bija atradis, lai izmantotu savu laiku. Un kļuva skaidrs, ka ārkārtīgi veiksmīgie uzņēmēji, kas mums bija šajā telpā, zaudēja dārgo laiku, jo viņu palīgi nebija pietiekami spējīgi vai pietiekami pilnvaroti, lai veiktu viņiem prasīto darbu. Tāpēc es sāku runāt par to, cik svarīgi ir pieņemt darbā jūsu asistentus, kuri vislabāk atbilst jūsu vajadzībām - un ko jūs varat darīt, lai palīdzētu viņiem jums palīdzēt.
Divdesmit piecu gadu laikā dažādos uzņēmumos un dažādās pilsētās man ir bijuši palīgi, kas strādājuši manā birojā, asistenti, kuri strādājuši attālināti, bet lokāli, un palīgi, kas strādājuši burtiski tūkstoš jūdžu attālumā no manis. Šajā procesā es esmu atklājis, ka tiešām ir četri asistentu līmeņi. Pareiza veida palīga pieņemšana darbā ir ļoti svarīga jūsu laika piesaistīšanai.
1. līmenis: Gofers
Šī pirmā līmeņa palīgiem ir nepieciešami tiešie norādījumi un rūpīga uzraudzība. Viņi var pārvietot objektus no punkta A uz punktu B. Viņi var nosūtīt e-pasta ziņojumus jūsu vārdā - kad viņiem tiek pateikts, ko tieši rakstīt. Viņi var veikt transkripcijas un skenēt dokumentus, kā arī ierakstīt šos dokumentus mapēs atbilstoši jūsu norādījumiem. Izmantojot gofers, jūs viņiem dodat norādījumus ik uz soļa
Tātad jūs ietaupāt daži laiks - galu galā jūsu gofers ir tas, kurš patiesībā ir darot uzdevums - bet, patiesībā, viņiem ir jādara visa viņu domāšana. Kas uzliek stingru ierobežojumu laika periodam, kuru jūs patiešām varat izmantot, strādājot ar goferu.
Tas acīmredzami nav tāds personīgais palīgs, kuru vajadzētu nolīgt.
2. līmenis: Administratīvais palīgs
Administratīvais asistents vai “administrators” ir kāds, kurš labi var tikt galā ar daudziem uzdevumiem, ja vien viņiem ir noteikts skaidrs process un šie uzdevumi ir krietni robežās no tā, ko viņi sagaida vai ar ko viņi ir pieraduši rīkoties. .
Labā ziņa ir tā, ka administratori ir ievērojami autonomāki nekā goferi. Administratori patiešām var palīdzēt izmantot jūsu laiku, ja vien viņi ievēro zināmus procesus un procedūras, lai iegūtu zināmus rezultātus. Viņi izceļas ar konkrētiem, definētiem uzdevumiem.
Bet viņi nonāk nepatikšanās, kad viss kļūst neskaidrs - kad viņiem tiek lūgts rīkoties ar uzdevumiem, kur veiksme nav garantēta. Viņi nobīstas par sajaukšanos. Viņi nobijies par kļūdu. Tāpēc, ka viņi zina, ka par viņu kļūdām tiks saukti pie atbildības. Viņi varētu nonākt nepatikšanās. Tas ir tas, ka viņi nelabprāt izmanto savu ieskatu.
Tātad administratori var palīdzēt ievērojami vairāk izmantot jūsu laiku nekā goferi, taču viņi izvairīsies no uzdevumiem, kur palīdzība varētu būt visvērtīgākā.
3. līmenis: izpilddirektora palīgs
cik vecs ir viršu husars
Izpilddirektoru palīgus nenovērš nenoteiktība. Viņi var veikt neskaidru uzdevumu un faktiski noteiktās robežās izdomāt, kā panākt, lai tas darbotos. Viņi var tikt galā ar uzdevumiem, kas ir ieskicēts tā vietā, lai būtu izstrādāta.
Inženierijas uzdevumi - uzdevumu veidi, ar kuriem administratīvie asistenti jūtas visērtāk - ir ļoti labi apstrādāti. Nepieciešamās darbības ir skaidri noteiktas iepriekš.
Turpretī, piešķirot izpilddirektora asistentam ieskicētu uzdevumu, jūs parasti sakāt kaut ko līdzīgu: Lūk, ko es cenšos paveikt. Šeit ir pāris mainīgie lielumi spēlē. Šeit ir dažas lietas, kuras jūs varētu vēlēties ņemt vērā . Jūs izdomājiet pārējo . '
Izpilddirektora asistents ir ļoti autonoms; viņiem vienkārši nepieciešama palīdzība, lai izprastu jūsu pieprasījumu kontekstu. Viņiem ir nepieciešams noteikts bāzes informācijas daudzums, lai palīdzētu jums pieņemt labus lēmumus jūsu vārdā. Viņiem ir nepieciešams, lai jūs paziņotu savas cerības un vēlmes.
Piemēram, kad runa ir par ceļošanu, jūs vēlaties viņiem paziņot, kādos apstākļos vēlaties jaunināt uz augstākas klases lidmašīnu pakalpojumiem, kādas viesnīcas jums patīk un kādos rajonos vēlaties uzturēties.
Šis konteksts var būt arī daudz dziļāks. No savas puses man patīk, ja manā iesūtnē ir mans palīgs. Daļēji tas ir noderīgi, jo tas samazina to e-pastu skaitu, kas man jāapstrādā: ja dienā saņemu simts e-pasta ziņojumu, es teiktu, ka mans izpilddirektora asistents apstrādā, izplata vai izdzēš apmēram piecdesmit līdz septiņdesmit no tiem.
Bet viņas turēšana ir arī noderīga, jo viņa redz mana biznesa kontekstu. Tā kā viņa zina, pie kā es un ar ko strādāju, viņa var pieņemt labākus lēmumus par to, kam jāsaņem tikšanās ar mani. Piemēram, ja viņa redz, ka es ar Joe apmainu daudz e-pastu par konkrētu projektu, un pēc tam Džo lūdz sapulci un saka, ka tai jānotiek pirms noteikta termiņa, viņa var noteikt, ka projekts ir patiešām svarīgs es un ka sanāksme, iespējams, arī ir. Tāpēc viņa uzņemsies iniciatīvu, lai man izveidotu šo sapulci, un vienkārši nometīs man piezīmi par to, ' Džo teica, ka viņam patiešām ir jātiekas ar tevi pirms šī termiņa, tāpēc es viņu iederēju uz pusstundu, no 2:45 līdz 3:15 . '
Izpildu palīgi patiešām var palīdzēt jums izmantot savu laiku, ja vien jūs viņiem dodat labu kontekstu.
4. līmenis: štāba priekšnieks vai Izpilddirektors
Visbeidzot, mums ir štāba priekšnieks vai militārajā jomā izpilddirektors. Šis asistents ir kā personīgs COO jūsu biznesa darbībām. Viņi saprot jūsu mērķus. Viņi zina, kas ir visi galvenie spēlētāji. Un viņi paši spēj sasniegt rezultātus, vienlaikus no jūsu pleciem noņemot lielu vai pat lielāko daļu administratīvās slodzes.
Personāla vadītājs uzņemsies iniciatīvu un faktiski veiks jūsu vārdā tiešos ziņojumus un reģistrēsies. Lai gan administratīvais vai izpilddirektora asistents sanāksmē varētu pierakstīt piezīmes, jūsu personāla vadītājs pamanīs priekšmetus, kuriem ir jāveic pēcpārbaude, un pats veiks tos. Jūsu personāla priekšnieks uzņemsies pēc sapulces atgriezties pie Sindijas, lai pārliecinātos, vai viņai tiešām ir tīri nodoti šie četri priekšmeti, un pēc divām dienām pārbaudīs, kā viņai klājas.
Diemžēl lielākā daļa cilvēku pieņem darbā goferus un administratīvos palīgus - cilvēkus, kuri var palīdzēt tikai ar skaidri noteiktiem uzdevumiem. Bet kā uzņēmumu īpašnieki lielākā daļa no mums nav pārāk orientēti uz procesu; mēs dzīvojam pasaulē, kas ir izplūdušāka. Un tāpēc mums patiešām ir vajadzīgs vismaz izpilddirektora asistents, kurš spētu rīkoties divdomīgākās situācijās.
Lai gan personāla vadītāji ir lieliski, jūs parasti tos atradīsit tikai vidēja kapitāla uzņēmumos un lielākos uzņēmumos. Ja jums ir mazāks uzņēmums, iespējams, jūsu komandā būs personāla vadītāja tips, taču viņi netiks piešķirti tikai jums. Viņi tā vietā var vadīt jūsu darbības vai, ja jūsu bizness ir nedaudz lielāks, viņi var būt jūsu COO.
Un tas ir svarīgi atzīmēt arī to, ka šie nosaukumi ir patvaļīgi. Daudzi cilvēki, kuru nosaukums ir “Izpildu palīgi”, patiesībā ir tikai gofri. Un daudzi cilvēki, kas tiek pieņemti darbā par goferiem, patiešām darbojas izpilddirektora palīga līmenī. (Pēdējais ir īpaši izplatīts izklaides pasaulē.)
Tātad, domājot par nākamā asistenta pieņemšanu darbā, apsveriet, kāda veida palīgs jums ir nepieciešams. Lai ko jūs arī izlemtu, interviju laikā noteikti meklējiet šīs īpašības.
Visbeidzot, bonusa ieteikums: nolīgt kādu, kam ir nedaudz vairāk iespēju, nekā jūs domājat, ka jums tas būs vajadzīgs. Galu galā jūs vēlaties, lai jūsu uzņēmums augtu, vai ne?
Ja jums patika manis dalītās idejas, es iesaku lejupielādēt manas jaunākās grāmatas bezmaksas eksemplāru, Veidojiet biznesu, nevis darbu . Noklikšķiniet šeit lai iegūtu pilnu informāciju un saņemtu bezmaksas kopiju.
