Interneta laikmetā , jūs varētu atrasties noklikšķināt uz 'atbildēt', ievadot ātru atbildi un nospiežot 'nosūtīt', nedomājot par domām par tikko rakstīto. Bet eksperti ir vienisprātis, ka jūsu uzvedība pa e-pastu var sabotēt jūsu reputāciju gan personīgi, gan profesionāli. Inc.com sazinājās ar nozares pieredzējušākajiem e-pasta ekspertiem un lika viņiem izsvērt, kā pilnveidot savu e-pasta etiķeti.
1. Apspriediet tikai sabiedriskās lietas. Mēs visi esam dzirdējuši stāstus par “privātu” e-pastu, kas beidzot tika nodots visam uzņēmumam un dažos gadījumos visā internetā. Viena no vissvarīgākajām lietām, kas jāņem vērā, runājot par e-pasta etiķeti, ir tas, vai apspriežamais jautājums ir publisks vai kaut kas tāds, par ko būtu jārunā aiz slēgtām durvīm. Pajautājiet sev, vai apspriežamā tēma ir kaut kas tāds, ko jūs rakstāt uz uzņēmuma veidlapām vai ievietojat ziņojumu dēlī, lai visi to redzētu, pirms noklikšķināt uz Sūtīt. - Judita Kallosa ,
autors Ērta e-pasta etiķete, E-pasts: rokasgrāmata un E-pasts: Rokasgrāmata, lai to labi rakstītu
2. Īsi iepazīstiniet ar sevi. Nedomājiet, ka persona, kas saņem jūsu e-pastu, zina, kas jūs esat, vai atceras tikšanos ar jums. Ja neesat pārliecināts, vai saņēmējs atpazīst jūsu e-pasta adresi vai vārdu, pievienojiet vienkāršu atgādinājumu par to, kas jūs esat attiecībā pret personu, ar kuru sazināties; formāla un plaša sevis biogrāfija nav nepieciešama. - Pegijs Dankans , personīgās produktivitātes eksperts un autors Iekarojiet e-pasta pārslodzi, izmantojot labākus ieradumus, etiķeti un Outlook 2007
Redaktora piezīme: Vai meklējat sava uzņēmuma e-pasta mārketinga pakalpojumus? Ja vēlaties, lai informācija palīdzētu jums izvēlēties piemērotāko, izmantojiet zemāk esošo anketu, lai mūsu partneris BuyerZone sniegtu jums informāciju bez maksas:
3. Vai 'e-pasts nav dusmīgs'. E-pasts ar sliktām ziņām, klienta vai pārdevēja atlaišana, dusmu paušana, kāda aizrādīšana, citu cilvēku nicināšana e-pastos (it īpaši, ja par priekšnieku sakāt kaut ko mazāk nekā laipnu) ir vissvarīgākais nē-nē. Tā kā e-pasts var šķist tik neformāls, daudzi cilvēki nonāk šajā slazdā. Vienmēr atcerieties, ka e-pasta sarakste ilgst mūžīgi. - Lindsija Polaka , karjeras un darba vietas eksperts, e-pasta etiķetes konsultants un autors Nokļūšana no koledžas uz karjeru
4. Lietojiet izsaukuma zīmes taupīgi. Maksimālais izsaukuma zīmju skaits biznesa e-pastā? Viens. Pretējā gadījumā jūs riskējat izskatīties bērnišķīgi un neprofesionāli. - Pollaks
5. Esiet uzmanīgs ar konfidenciālu informāciju. Atturieties no konfidenciālas informācijas apspriešanas e-pastos, piemēram, par nodokļu informāciju vai informāciju par īpaši sensitīvu biznesa darījumu. Ja e-pasts nonāktu nepareizas personas rokās, jūs varētu saskarties ar nopietnām - pat likumīgām - sekām. - Pēteris Pasts , Burlingtonas, Vermontā bāzētā Emīlijas Pasta institūta direktore, kas piedāvā etiķetes padomus un atbildes uz tādiem manieres jautājumiem kā kāzu etiķete, vecāku jautājumi un galda izturēšanās.
6. Atbildiet savlaicīgi. Ja vien jūs strādājat kāda veida ārkārtas situācijās, nav nepieciešams būt pieejamam tūlīt pēc e-pasta saņemšanas. Atkarība no atbildes 24 līdz 48 stundu laikā ir pieņemama atkarībā no e-pasta veida un sūtītāja. - Dankans
7. Atturieties no vienas līnijpārvadātāju sūtīšanas. 'Paldies' un 'Ak, labi' nekādā veidā neveicina sarunu. Ja neparedzat atbildi, droši e-pasta ziņojuma augšdaļā ievietojiet “Nav nepieciešams atbildēt”. - Dankans
8. Izvairieties izmantot īsto vārdu, emocijzīmju, žargona vai slenga saīsnes. Nav pieņemami vārdi no pieaugušiem uzņēmējiem, kuri ar uzņēmējdarbību saistītā e-pastā izmanto īsceļus, piemēram, “4 u” (nevis “jums”), “Gr8” (lieliski). Ja biznesa korespondencē neievietojat smaidiņu vai emocijzīmi, to nevajadzētu ievietot e-pasta ziņojumā. Jebkurš no iepriekš minētajiem var likt jums izskatīties mazāk nekā profesionāls. - Dankans
9. Uzturiet to tīru. Nekas kaitina saņēmējus tikai tad, kad cilvēki atbild un atstāj ziņojumus netīrus, piemēram, e-pasta ķēde, kurā ir pārāk daudz aizzīmju (>>>), vai e-pasta adrešu lapas un lapas, kuras nebija aizsargātas, izmantojot Diskrēto kopiju. Jūs varat atbrīvoties no karetēm, atlasot tekstu, Ctrl + F, lai izmantotu komandu Atrast un aizstāt, lai atrastu paliktni un visus tos aizstātu ar neko. Jūs varat atbrīvoties no visām e-pasta adresēm, vienkārši izdzēšot. Iztīriet to un pēc tam nosūtiet. - Dankans
10. Esiet skaidri redzams tēmas rindiņā. Tā kā iesūtnes ir aizsērējušas simtiem e-pastu dienā, ir svarīgi, lai jūsu tēmas līnija tiktu pie lietas. Tam jābūt samērā vienkāršam un aprakstošam tam, par ko esat rakstījis. Gaidiet, ka visi e-pasta ziņojumi ar jauku, neskaidru vai neskaidru tēmu tiks izmesti. Pierādiet arī tēmas rindiņu tikpat uzmanīgi kā pārējo e-pastu. - Ziņa
11. Nekļūdieties ar mēstulēm. Izvairieties no tematiskajām rindiņām, kas ir ar lielajiem burtiem, ar mazajiem burtiem un no tām, kurās ir vietrāži URL un izsaukuma zīmes - kuras saņēmējam mēdz izskatīties kā mēstules. - Judita Kallosa ,
autors Ērta e-pasta etiķete, E-pasts: rokasgrāmata un E-pasts: Rokasgrāmata, lai to labi rakstītu
12. Jūsu tēmas rindiņai jāatbilst ziņai. Nekad neatveriet veco e-pastu, nospiediet Atbildēt un nesūtiet ziņojumu, kam nav nekā kopīga ar iepriekšējo. Nevilcinieties mainīt tēmu, tiklīdz mainās e-pasta ķēdes pavediens vai saturs. - Pegijs Dankans , personīgās produktivitātes eksperts un autors Iekarojiet e-pasta pārslodzi, izmantojot labākus ieradumus, etiķeti un Outlook 2007
13. Sniedziet brīdinājumu, nosūtot lielus pielikumus. Nepaziņotu lielu pielikumu nosūtīšana var aizsprostot uztvērēja iesūtni un izraisīt citu svarīgu e-pastu atlēcienu. Ja sūtāt kaut ko lielāku par 500 KB, sūtītājiem jājautā: “Vai jūs neiebilstu, ja es jums nosūtītu pielikumu? Kad jums būtu labākais laiks? ' - Kallos
14. Ne vairāk kā divus pielikumus un norādiet loģisku nosaukumu. Ja vien tas nav īpaši pieprasīts, atturieties sūtīt ziņojumu ar vairāk nekā diviem pielikumiem. Piešķiriet pievienotajam (-iem) failam (-iem) arī loģisku nosaukumu, lai saņēmējs no pirmā acu uzmetiena zinātu priekšmetu un sūtītāju. - Dankans
15. Sūtiet vai kopējiet citus tikai pēc nepieciešamības zināt. Pirms noklikšķināt uz Atbildēt visiem vai ievietot vārdus Cc vai Diskrētā kopija, pajautājiet sev, vai visiem adresātiem ir nepieciešama informācija jūsu ziņojumā. Ja viņi to nedara, kāpēc to nosūtīt? Veltiet laiku, lai nosūtītu ziņas īstajiem cilvēkiem. - Dankans
16. Sargieties no atbildes visiem. Nesitiet “atbildēt visiem”, ja vien tas nav jāzina katram e-pasta ķēdes dalībniekam. Jūs vēlaties pārliecināties, vai nenosūtāt visiem atbildes sarakstā, neatkarīgi no tā, vai viņiem tas jāzina vai nē. - Dankans
17. Paceliet tālruni. Ja tēmai ir daudz parametru, kas jāizskaidro vai jāvienojas, un tas radīs pārāk daudz jautājumu un neskaidrību, neizmantojiet to pa e-pastu. Tāpat e-pastu nedrīkst izmantot sapulču, pusdienu, interviju atcelšanai pēdējā brīdī, kā arī nekad postošām ziņām. Ja jums ir darbinieks vai draugs, kuram jums ir jāsniedz sliktas ziņas, vēlams veikt tālruņa zvanu. Ja tas ir jaunums, kas jums jāpiegādā lielai grupai, e-pasts ir praktiskāks. - Dankans
18. Novērtējiet sava e-pasta nozīmi. Nepārspīlējiet augstas prioritātes opciju. Ja jūs pārmērīgi izmantojat šo funkciju, maz cilvēku to uztvers nopietni. Labāks risinājums ir aprakstošu tematisko rindiņu izmantošana, kas precīzi izskaidro, par ko ir ziņojums. - Dankans
19. Saglabāt privātumu. Ja sūtāt ziņojumu cilvēku grupai un jums ir jāaizsargā sava saraksta privātums, vienmēr jāizmanto “Diskrētā kopija”. Turklāt izvairieties no e-pasta adrešu izsniegšanas trešai pusei (piemēram, Evite, biļetenu utt.). Pārliecinieties, ka adreses, kuras labprāt nododat trešajām personām, paliek pie tām, it īpaši, ja viņu piedāvātais pakalpojums ir bezmaksas. - Dankans
20. Turiet to īsi un ķerieties pie lietas. Garais e-pasts ir pagātne. Rakstiet kodolīgi, ar lielu atstarpi, lai neapgrūtinātu saņēmēju. Pārliecinieties, ka, skatoties uz to, ko sūtāt, tas neizskatās kā apgrūtinājums lasīšanai - izmantojiet brīvi aizzīmes. Personai, kas lasa jūsu e-pastu, nevajadzētu izpētīt vairākas rindkopas, lai saprastu, ko jūs lūdzat. Pirmajos divos teikumos jums jānorāda e-pasta mērķis. Esi skaidrs un esi priekšā. - Lindsija Polaka , karjeras un darba vietas eksperts, e-pasta etiķetes konsultants un autors Nokļūšana no koledžas uz karjeru
21. Zini savu auditoriju. E-pasta sveicienam un atteikšanās brīdim jābūt saskaņotam ar cieņas līmeni un formalitāti personai, ar kuru sazināties. Rakstiet arī tam, kurš to lasīs - ja viņi mēdz būt ļoti pieklājīgi un formāli, rakstiet šajā valodā. Tas pats attiecas uz uztvērēju, kurš mēdz būt neformālāks un atvieglinātāks. - Lindsija Polaka , karjeras un darba vietas eksperts, e-pasta etiķetes konsultants un autors Nokļūšana no koledžas uz karjeru
22. Vienmēr pievienojiet parakstu. Jūs nekad nevēlaties, lai kādam būtu jāmeklē, kā ar jums sazināties. Ja esat lietpratīgs sociālajos medijos, iekļaujiet visu savu sociālo mediju informāciju arī savā parakstā. Jūsu e-pasta paraksts ir lielisks veids, kā informēt cilvēkus vairāk par jums, it īpaši, ja jūsu e-pasta adresē nav norādīts jūsu pilnais vārds vai uzņēmums. - Pollaks
23. Automātisko atbildētāju izmantojiet tikai nepieciešamības gadījumā. Automātiska atbilde, kurā teikts: “Paldies par jūsu e-pasta ziņojumu. Es jums atbildēšu, cik drīz vien varēšu ”ir bezjēdzīgi. Tomēr viena lieta, ko šie ziņojumi lieliski izdara, ir brīdināt surogātpasta izplatītājus, ka jūsu e-pasts ir īsts un ka viņi var jūs pievienot savam surogātpasta sarakstam. - Pegijs Dankans , personīgās produktivitātes eksperts un autors Iekarojiet e-pasta pārslodzi, izmantojot labākus ieradumus, etiķeti un Outlook 2007
24. Apmāciet savus darbiniekus. Uzņēmumu īpašniekiem jāpārliecinās, ka viņu darbinieki ir apmācīti sazināties pa e-pastu - neuzskatiet, ka viņi zina, ko viņi dara un ko uzskata par profesionālu. Izveidojiet e-pasta standartus, kas jāievēro visiem uzņēmuma darbiniekiem. - Pollaks
25. Jūsu e-pasts ir jūsu atspulgs. Katrs nosūtītais e-pasts papildina jūsu reputāciju vai samazina to. Ja jūsu e-pasts ir izkaisīts, nesakārtots un piepildīts ar kļūdām, saņēmējs tiecas domāt par jums kā par izkaisītu, paviršu un neorganizētu uzņēmēju. Citu cilvēku viedokļiem ir nozīme, un profesionālajā pasaulē viņu uztvere par jums būs izšķiroša jūsu panākumiem. - Pēteris Pasts , Burlingtonas, Vermontā bāzētā Emīlijas Pasta institūta direktore, kas piedāvā etiķetes padomus un atbildes uz tādiem manieres jautājumiem kā kāzu etiķete, vecāku jautājumi un galda izturēšanās.
Redaktora piezīme: Vai meklējat sava uzņēmuma e-pasta mārketinga pakalpojumus? Ja vēlaties, lai informācija palīdzētu jums izvēlēties piemērotāko, izmantojiet zemāk esošo anketu, lai mūsu partneris BuyerZone sniegtu jums informāciju bez maksas:
Redakcijas atklāšana: Inc. šajā un citos rakstos raksta par produktiem un pakalpojumiem. Šie raksti ir redakcionāli neatkarīgi - tas nozīmē, ka redaktori un reportieri pēta un raksta par šiem produktiem bez jebkādas mārketinga vai pārdošanas departamentu ietekmes. Citiem vārdiem sakot, neviens nesaka mūsu reportieriem vai redaktoriem, ko rakstīt, vai rakstā jāiekļauj kāda īpaša pozitīva vai negatīva informācija par šiem produktiem vai pakalpojumiem. Raksta saturs ir pilnībā pēc reportiera un redaktora ieskatiem. Jūs ievērosiet, ka dažreiz rakstos mēs iekļaujam saites uz šiem produktiem un pakalpojumiem. Kad lasītāji noklikšķina uz šīm saitēm un iegādājas šos produktus vai pakalpojumus, Inc var saņemt kompensāciju. Šis e-komercijas reklāmas modelis - tāpat kā jebkura cita reklāma mūsu rakstu lapās - neietekmē mūsu redakcijas pārklājumu. Reportieri un redaktori šīs saites nepievieno un arī nepārvaldīs. Šis reklāmas modelis, tāpat kā citi, kurus redzat vietnē Inc, atbalsta neatkarīgo žurnālistiku, kuru atrodat šajā vietnē.
