Uzņēmumiem ir daudz iemeslu pārvaldīt elektroniskās datnes un digitalizēt savus dokumentus. Struktūras izveide informācijas organizēšanai un apmaiņai ir viens ieguvums; tāpat kā papīra samazināšana, revīzijas taku izveidošana, normatīvo aktu ievērošanas nodrošināšana un iekšējās un ārējās sadarbības veicināšana. Dokumentu pārvaldības sistēmas (DMS) palīdz uzņēmumiem elektroniski digitalizēt, uzglabāt, pārvaldīt un izsekot dokumentus, datu objektus un attēlus. Neatkarīgi no tā, vai tos sauc par sistēmām, programmatūru vai risinājumiem, DMS piedāvājumos ir dažādas funkcijas un cenu zīmes. Mēs esam izstrādājuši dažus no labākajiem kategorijās, lai palīdzētu jums kārtot, kas var būt mulsinošs iespēju klāsts.
Pārskatā mēs atradām plašu piedāvājumu. Dažas sistēmas koncentrējas uz krātuves, meklēšanas, drošības iespējošanu un ietver dažas dokumentu pārskatīšanas un koplietošanas funkcijas. Citi sniedzas ārpus DMS, nodrošinot daudzus zvani un svilpes (un spraudņus) tādu iespēju spektram kā darbplūsmas izveide, uzdevumu pārvaldība, sadarbība, automatizētas kārtulas un citas.
Ņemot vērā iespēju daudzveidību, pareizās sistēmas noteikšana var būt biedējoša. Mēs runājām ar SHI International Corp, klientu panākumu vadītāju Dženiferu Pankovu, kura palīdzēja to vienkāršot: 'Pēc biznesa lēmuma pajautājiet sev:' Ko tas man dod, kas palīdz uzlabot manu biznesu vai izpildīt kritiskas vajadzības? ' Tas ir tas, ko mēs palīdzam klientiem apskatīt un kartēt risinājumu. Tā vietā, lai domātu: “Man vajag DMS”, pajautājiet: “Kas man jādara?” Tad sašauriniet izvēli, izvēloties kādu risinājumu un kādus gabalus. '
Courtney Thorne-Smith mērījumi
Vēl jāņem vērā šāds jautājums: Kur es vēlos saglabāt savus failus? Ir trīs DMS veidi: Mākonis, uz vietas un hibrīds.
Mākonis: Izmantojot šo pakalpojumu, jūsu dokumenti atrodas pārdevēja mākonī - gatavi mobilai piekļuvei jebkurā laikā un vietā, kur jums ir internets. Krātuve var būt ierobežota ar jūsu līgumu (lai gan lielākā daļa pakalpojumu piedāvā dažādus krātuves līmeņus un saistītās cenas), taču tā bieži ir pieejama iespēja, kas ietver sistēmas pārvaldību un atjauninājumus, un faili tiek dublēti mākonī.
Vietā: Šī opcija ļauj vairāk pielāgot, jo DMS atrodas jūsu serverī, un jūs neaprobežojaties tikai ar līguma līmeņa krātuvi. Bet sākotnējās izmaksas var būt biedējošas, IT uzturēšana var būt papildu maksa, un jums būs jāievieš rezerves protokols, ja serveris nedarbosies.
Hibrīds: Šis vietējā un mākoņa savienojums var ļaut elastīgi izmantot mākoni dažiem dokumentu tipiem, vienlaikus izvairoties no mantotā satura migrēšanas, kuram nav nepieciešama mobilā piekļuve.
Aplūkojot DMS iespējas, galvenie faktori, kas jāņem vērā, ir:
Drošība: Viens aspekts ir jūsu spēja kontrolēt piekļuvi un iestatīt atļaujas dokumentiem un failiem sistēmā. Ir svarīgi novērtēt, kā šie faili tiek droši koplietoti iekšēji un ārēji. Vēl viens aspekts ir drošības līmenis, kas aizsargā jūsu datus tur, kur tie tiek glabāti. Ja jūs meklējat mākoņa risinājumu, pārliecinieties, ka pārdevēja drošība viņu datu centros ir pietiekama, lai aizsargātu jūsu datus un atbilstu visiem jūsu nozares noteikumiem.
Skenēšana: Ja jūs slīkstat papīrā, atrodiet sistēmu, kas ļauj skenēt lielu daudzumu dokumentu ar funkcijām automātiskai nosaukšanai un iesniegšanai. Viena potenciālā iezīme, optiskā rakstzīmju atpazīšana (OCR), pārvērš skenētos dokumentus rediģējamos un meklējamos failos.
Meklēt: Ir prātīgi pārliecināties, ka neatkarīgi no tā, kā sistēma organizē jūsu failus, meklēšanas iespējas ļauj pilna teksta atslēgvārdus meklēt failos (ne tikai pēc nosaukuma).
Piekļuve, rediģēšana, pārraudzība: Cik plašas ir jūsu biznesa vajadzības, lai izveidotu, piekļūtu un mainītu dokumentus? Pārskatot DMS, apskatiet:
- Dokumenta un faila piekļuves / atļauju iestatījums, piemēram, vai ir piešķirtas lomas, vai piekļuvi nosaka dokuments, mape vai abi, vai jūs varat iestatīt atļaujas individuāli un grupām?
- Failu koplietošana / rediģēšana, t.i., vai ir reģistrēšanās / izrakstīšanās, vai vienlaikus var rediģēt vairāki lietotāji?
- Uzraudzība un izsekošana, piemēram, vai jūs varat redzēt, kurš ir apskatījis dokumentu, vai jūs saņemat darbību / audita žurnālu, vai varat iestatīt brīdinājumus?
- Versiju vadība, t.i., vai jūs varat redzēt versiju vēsturi, kā sistēma nodrošina jaunākās versijas apstrādi, vai varat piekļūt iepriekšējām versijām?
- Izveide, montāža un arhivēšana, t.i., kādas funkcijas ir spēkā dokumenta kalpošanas laikā no izveidošanas līdz arhivēšanai?
Sadarbība: Cik liela iekšējā un ārējā sadarbība jums ir nepieciešama, lai dotu iespēju? Lai gan versiju vadība, rediģēšana un elektroniskais paraksts var būt diezgan standarta DMS līdzekļi, dažās sistēmās ietilpst darbplūsmas, līdzautors, uzdevumu pārvaldība, brīdinājumi, ziņojumapmaiņa un daudz kas cits.
Lietotājam draudzīgums: Jūs vēlaties pēc iespējas tuvāk 100% sistēmas ieviešanai. Pārliecinieties, ka rīki un saskarne ir lietotājam draudzīgi un intuitīvi, lai jūsu komanda to varētu viegli izmantot.
Mobilitāte: Ja mobilā piekļuve ir prioritāte, atrodiet sistēmu, kas ir saderīga ar visām ierīcēm. Apsveriet tādu, kurai ir lietotne, kas atkārto darbvirsmas pieredzi.
Integrācija: Pārskatītajos DMS piedāvājumos ir daudz dažādu integrācijas iespēju. Ziniet, ar kādām sistēmām jums būs nepieciešama DMS, lai integrētos. Piemēram, jūsu vēlme izvairīties no failu pārvietošanas no esošās mākoņkrātuves, piemēram, Drobox, Microsoft Cloud, Google Drive utt., Vai nepieciešamība izveidot savienojumu ar CRM, satura pārvaldības sistēmu vai grāmatvedības programmatūru var veicināt jūsu piegādātāja lēmumu .
Atbalsts: Tāpat kā ar jebkuru pārdevēja pakalpojumu, pārliecinieties, ka saprotat, kā tiek sniegts atbalsts. Lielākajai daļai pārdevēju, kurus mēs pārskatījām, bija vairākas atbalsta iespējas, tostarp e-pasts, tiešsaistes tērzēšana un tālrunis, lai gan stundas dažreiz bija ierobežotas. Daži piedāvā atbalstu tikai caur biļešu sistēmu. Izvēlieties tādu, kas atbilst nepieciešamā atbalsta līmenim un veidam.
Cena: DMS cena mainās atkarībā no pārdevēja un pakalpojuma. Kā minēts iepriekš, DMS uz vietas ir ievērojamas sākotnējās izmaksas. Tomēr, izmantojot mākoņpakalpojumu, jūs, iespējams, maksāsiet mēneša vai gada maksu, kas noteikta katram lietotājam mēnesī vai krātuves ietilpībai, un papildu funkcijas var palielināt izmaksas. Tātad, apsveriet savas pašreizējās izmaksas un visus pieaugumus, kas notiks, ja jūsu vajadzības palielināsies.
Redaktora piezīme: Vai meklējat dokumentu pārvaldības programmatūru savam uzņēmumam? Ja vēlaties, lai informācija palīdzētu jums izvēlēties piemērotāko, izmantojiet zemāk esošo anketu, lai mūsu partneris BuyerZone sniegtu jums informāciju bez maksas:
Meklējot DMS “Best of”, mēs atradām kvalificētus kandidātus vairākās kategorijās:
Kopējais uzvarētājs, labākā dokumentu pārvaldības programmatūra / sistēmas mazajiem uzņēmumiem: eFileCabinet
eFileCabinet saņem mūsu balsi kā labākais dokumentu pārvaldības programmatūras / sistēmu mazajiem uzņēmumiem uzvarētājs 2018. DMS ir tikai tas, ko dara eFileCabinet. Tas ir spēcīgs piedāvājums, kas veicina tā lietošanas vienkāršību, mobilo piekļuvi, uzlaboto meklēšanu 'nekad nezaudē neko' un augstu drošības līmeni.
Plusi: Ir plašs DMS funkciju piedāvājums, pievienojot jaunas funkcijas, piemēram, darbplūsmu (pašlaik pieejama beta versijā). Drošība un atbilstība ir galvenās jomas.
Mīnusi: Klientu atbalsts ir ātrs, lai atbildētu pa tālruni, e-pastu vai tērzēšanu, bet ir pieejams tikai darba laikā. Tas nav arī vislētākais DMS variants; bet arī ne pats dārgākais.
Skatiet mūsu pilnu eFileCabinet pārskatu.
Labākā bezmaksas dokumentu pārvaldības programmatūra / sistēmas mazajiem uzņēmumiem: Zoho Docs
Lai gan daudzi DMS pārdevēji piedāvā bezmaksas izmēģinājumus, bezmaksas versijas ir reti. Tie, kurus mēs atradām, bieži ir atļauti tikai vienam lietotāja kontam. Piedāvājot 5 GB krātuvi / lietotāju līdz 25 komandas locekļiem par brīvu nopelnīto Zoho Docs, mēs esam atzīti par labāko bezmaksas dokumentu pārvaldības programmatūru mazajiem uzņēmumiem 2018.
Plusi: Zoho Docs reklamē stingru drošību un atbilstību, tam ir draudzīgs lietotāja interfeiss, tiešsaistes forumi atbalstam un daudzas pārskatīto apmaksāto pakalpojumu iespējas.
Mīnusi: Zoho dokumentiem, tāpat kā Google dokumentiem, ir savs failu formāts. Daži lietotāji komentēja, ka darbs ar Word dokumentiem šajā sistēmā ir sarežģītāks nekā viņi vēlētos.
Lasiet mūsu pilnu Zoho dokumentu apskats .
Labākā dokumentu pārvaldības programmatūra / sistēmas klientu apkalpošanai: eFileCabinet
eFileCabinet saņem mūsu balsi kā labākā klientu apkalpošanas dokumentu pārvaldības programmatūra / sistēmas 2018. gadā. Lai gan šī DMS var maksāt nedaudz vairāk nekā daži konkurenti, vairākās lietotāju atsauksmēs ir norādīts, ka tas ir tā vērts cilvēku un klientu apkalpošanas dēļ. Klientu veiksmes komanda apņemas katru jaunu klientu saņemt zvanu tūlīt pēc pirkuma, lai nodrošinātu, ka viņš pilnībā izprot produktu un viņu uzņēmums var gūt no tā labumu.
Plusi: Sazinoties ar klientu apkalpošanas dienestu, izmantojot trīs metodes, t.i., tērzēšanu, tālruni un e-pastu, mēs ļoti ātri dzirdējām atbildi, un pārstāvji bija draudzīgi, profesionāli un izpalīdzīgi.
Mīnusi: Klientu atbalsts ir pieejams tikai darba laikā (plkst. 8: 00–17: 00 (MT)) no pirmdienas līdz piektdienai.
Skatiet mūsu pilnu eFileCabinet pārskatu.
Christina el Moussa augums svars
Labākā dokumentu pārvaldības programmatūra / sistēmas sadarbībai: SharePoint
Microsoft DMS SharePoint ietver daudzas funkcijas, kas interesēs uzņēmumus vai komandas, kurām nepieciešama efektīva sadarbība. Izstrādāts ar nolūku “dot iespēju strādāt komandā” un “vienmērīgi sadarboties visā organizācijā”, SharePoint ir mūsu izvēlētā labākā dokumentu pārvaldības programmatūra / sistēmas sadarbībai 2018.
Plusi: Kā Microsoft produkts, SharePoint nodrošina augstu drošības līmeni un klientu atbalstu ar dažādiem cenu punktiem. Iespējas šķiet gandrīz bezgalīgas, ņemot vērā pilnu Microsoft piedāvājumu komplektu, ar kuru SharePoint integrējas.
Mīnusi: Daudzas atsauksmes norāda, ka, lai pilnībā izmantotu SharePoint zināšanas, ir nepieciešami pielāgojumi. Tas potenciāli varētu padarīt risinājumu pārāk laikietilpīgu un dārgu mazajiem uzņēmumiem.
Skatiet mūsu pilnu SharePoint pārskatu.
Labākā dokumentu pārvaldības programmatūra / sistēmas advokātu birojiem: M-Files
Tā kā advokātu biroji nodarbojas ar daudz dokumentu, no kuriem liela daļa satur konfidenciālu un konfidenciālu informāciju, DMS izvēlei ir papildu apsvērumi. Saskaņā ar ABA Journal rakstu ' Lūk, dokumentu pārvaldības programmatūras juridiskais zemākais līmenis , “dokumentu pārvaldības komponenti prakses pārvaldības programmatūrā, kuru pašlaik izmanto advokātu birojs, var būt pietiekami individuālai praksei vai maziem uzņēmumiem prakses jomās, kas nav dokumenta smagas. Bet mazām firmām, kas pārvalda milzīgu dokumentu daudzumu, atrast ļoti atsevišķu sistēmu, kas varētu labi integrēties jūsu esošajā prakses vadības un grāmatvedības programmatūrā, var būt ļoti noderīgi. Pateicoties tās novatoriskajai tehnoloģijai, drošībai, datu atbilstības atbalstam un integrācijas iespējām, mūsu izvēle izvēlēties labāko dokumentu pārvaldības programmatūru / sistēmas advokātu birojiem ir M-Files.
Plusi: Papildus stabilām DMS funkcijām, piemēram, skenēšanas iespējām, OCR organizēšanai un meklēšanai, kā arī piekļuves kontrolei, šī tehnoloģija piedāvā advokātu birojiem līgumu apstiprināšanas darbplūsmas un atbalsta eDiscovery.
Mīnusi: M-Files nepiedāvā iepriekš konfigurētas paketes, jo daži konkurenti to dara, tāpēc ir grūti novērtēt, kādas būs izmaksas nelielam advokātu birojam, lai iegūtu nepieciešamās funkcijas. Risinājumi tiek pielāgoti katram klientam, un cenu noteikšana sākas zem 2000 USD gadā.
Izlasiet aizpildīto M-Files pārskatu.
Citi dokumentu pārvaldības pakalpojumi
Papildus tiem, kurus mēs izvēlējāmies kategorijās Best Of, šeit ir arī citi uzņēmumi, kurus mēs pārskatījām:
Dokmee apraksta tā piedāvājumu kā drošu, viegli lietojamu dokumentu pārvaldības sistēmu, kas paredzēta dažādiem mērķiem, tostarp dokumentu tveršanai un glabāšanai, meklēšanai un izgūšanai un failu koplietošanai.
Asite dokumentu pārvaldības komplektu arhitektūras, inženierzinātņu un celtniecības uzņēmumi izmanto darbplūsmām, informācijas pārvaldībai un atbilstībai globālajiem standartiem.
DocuWare mākonis digitalizē papīra procesus, ļauj pielāgot pielāgotas darbplūsmas un integrējas ar ERP, CRM un citām sistēmām.
Adobe dokumentu mākonis ietver Acrobat DC PDF produktivitātei un Adobe Sign integrētai e-parakstīšanai.
Hightail bizness , agrāk YouSendIt, sastāv no viņu piedāvātajiem failu koplietošanas un radošās sadarbības piedāvājumiem.
Ascencio ONLYOFFICE nodrošina tiešsaistes dokumentu redaktorus un produktivitātes biznesa rīkus, izmantojot mākoņu vai privāto tīklu.
Alfresco One no Alfresco Software, Inc. ir uzņēmuma satura pārvaldības (ECM) platforma, kas ietver dokumentu pārvaldību, sadarbību un procesu automatizāciju.
Metodoloģija
Lai sašaurinātu DMS piedāvājumu sarakstu, mēs izmantojām plašu meklēšanas vienumu, sociālo tendenču un tīmekļa pētījumu pārskatu. Mēs intervējām klientu apkalpošanas profesionāļus, kuriem ir pieredze DMS izmantošanā un palīdzība klientiem ar satura pārvaldības vai programmatūras iegādes lēmumiem. Pēc mūsu izvēles sašaurināšanas mēs pārskatījām katra uzņēmuma vietni un skatījāmies demonstrācijas vai reģistrējāmies izmēģinājumiem, un salīdzinājām piedāvājumus, kas īpaši saistīti ar pakalpojumu veidu, cenām, klientu apkalpošanu, mērogojamību, funkcionalitāti, lietošanas ērtumu, klientu atsauksmēm, biznesa un tehnoloģiju vietni. recenzijas un balvas. Lai iegūtu trūkstošo informāciju, mēs sazinājāmies ar uzņēmumu. Šajā procesā mēs ne tikai aizpildījām informācijas trūkumus, bet arī novērtējām to reakcijas ātrumu un pamatīgumu.
Redakcijas atklāšana: Inc. šajā un citos rakstos raksta par produktiem un pakalpojumiem. Šie raksti ir redakcionāli neatkarīgi - tas nozīmē, ka redaktori un reportieri pēta un raksta par šiem produktiem bez jebkādu mārketinga vai pārdošanas departamentu ietekmes. Citiem vārdiem sakot, neviens nesaka mūsu reportieriem vai redaktoriem, ko rakstīt, vai rakstā jāiekļauj kāda īpaša pozitīva vai negatīva informācija par šiem produktiem vai pakalpojumiem. Raksta saturs ir pilnībā pēc reportiera un redaktora ieskatiem. Jūs ievērosiet, ka dažreiz rakstos mēs iekļaujam saites uz produktiem un pakalpojumiem. Kad lasītāji noklikšķina uz šīm saitēm un iegādājas šos produktus vai pakalpojumus, Inc var saņemt kompensāciju. Šis e-komercijas reklāmas modelis - tāpat kā jebkura cita reklāma mūsu rakstu lapās - neietekmē mūsu redakcijas pārklājumu. Reportieri un redaktori šīs saites nepievieno un arī nepārvaldīs. Šīs reklāmas, tāpat kā citas, kuras redzat vietnē Inc, atbalsta neatkarīgo žurnālistiku, kuru atrodat šajā vietnē.
Redaktora piezīme: Vai meklējat dokumentu pārvaldības programmatūru savam uzņēmumam? Ja vēlaties, lai informācija palīdzētu jums izvēlēties piemērotāko, izmantojiet zemāk esošo anketu, lai mūsu partneris BuyerZone sniegtu jums informāciju bez maksas:
Redaktora piezīme: Vai meklējat dokumentu pārvaldības programmatūru savam uzņēmumam? Ja vēlaties, lai informācija palīdzētu jums izvēlēties piemērotāko, izmantojiet zemāk esošo anketu, lai mūsu partneris BuyerZone sniegtu jums informāciju bez maksas:
Redakcijas atklāšana: Inc. šajā un citos rakstos raksta par produktiem un pakalpojumiem. Šie raksti ir redakcionāli neatkarīgi - tas nozīmē, ka redaktori un reportieri pēta un raksta par šiem produktiem bez jebkādas mārketinga vai pārdošanas departamentu ietekmes. Citiem vārdiem sakot, neviens nesaka mūsu reportieriem vai redaktoriem, ko rakstīt, vai rakstā jāiekļauj kāda īpaša pozitīva vai negatīva informācija par šiem produktiem vai pakalpojumiem. Raksta saturs ir pilnībā pēc reportiera un redaktora ieskatiem. Jūs ievērosiet, ka dažreiz rakstos mēs iekļaujam saites uz šiem produktiem un pakalpojumiem. Kad lasītāji noklikšķina uz šīm saitēm un iegādājas šos produktus vai pakalpojumus, Inc var saņemt kompensāciju. Šis e-komercijas reklāmas modelis - tāpat kā jebkura cita reklāma mūsu rakstu lapās - neietekmē mūsu redakcijas pārklājumu. Reportieri un redaktori šīs saites nepievieno un arī nepārvaldīs. Šis reklāmas modelis, tāpat kā citi, kurus redzat vietnē Inc, atbalsta neatkarīgo žurnālistiku, kuru atrodat šajā vietnē.
