ASV darbinieki vidēji tērē apmēram ceturtdaļa darba nedēļas ķemmēšanas simtiem e-pastu .
Neskatoties uz to, ka mēs esam pielipuši mūsu atbildes pogām, karjeras trenere Barbara Pachter saka, ka daudzi profesionāļi joprojām nezina, kā pareizi izmantot e-pastu.
Tā kā mēs lasām un rakstām ļoti daudz ziņojumu, mēs, iespējams, esam vairāk pakļauti apkaunojošām kļūdām, un šīm kļūdām var būt nopietnas sekas.
Pachter savā grāmatā izklāsta mūsdienu e-pasta etiķetes pamatus ' Biznesa etiķetes pamati . ' Mēs ar viņu runājām un izvilcām būtiskākos noteikumus, kas jums jāzina.
Vivian Giang un Rachel Sugar piedalījās šī raksta agrākajās versijās.
1. Iekļaujiet skaidru, tiešu tēmas rindiņu
Labas tēmas rindas piemēri ir “Sanāksmes datuma maiņa”, “Īss jautājums par prezentāciju” vai “Priekšlikuma ieteikumi”.
'Cilvēki bieži izlemj, vai atvērt e-pastu, pamatojoties uz tēmas rindiņu,' saka Pachter. 'Izvēlieties tādu, kas ļauj lasītājiem uzzināt, ka jūs risināt viņu problēmas vai biznesa problēmas.'
2. Izmantojiet profesionālu e-pasta adresi
Ja jūs strādājat uzņēmumā, jums jāizmanto sava uzņēmuma e-pasta adrese. Bet, ja jūs izmantojat personīgo e-pasta kontu - neatkarīgi no tā, vai esat pašnodarbināts vai vienkārši vēlaties to laiku pa laikam izmantot ar darbu saistītai sarakstei, jums vajadzētu būt piesardzīgam, izvēloties šo adresi, saka Pachter.
Jums vienmēr jābūt e-pasta adresei, kas norāda jūsu vārdu, lai saņēmējs precīzi zinātu, kurš sūta e-pastu. Nekad nelietojiet e-pasta adreses (iespējams, jūsu skolas laika paliekas), kas nav piemērotas lietošanai darba vietā, piemēram, “babygirl @ ...” vai “beerlover @ ...” - neatkarīgi no tā, cik ļoti jūs mīlat auksts brūvēt.
3. Padomājiet divreiz, pirms nospiežat “atbildēt visiem”
Neviens nevēlas lasīt e-pastus no 20 cilvēkiem, kuriem nav nekā kopēja. E-pasta ziņojumu ignorēšana var būt sarežģīta, jo daudzi cilvēki saņem viedtālruņos paziņojumus par jauniem ziņojumiem vai novērš uznirstošo ziņojumu novēršanu datora ekrānos. Pachter saka, ka neatsakāties no atbildes visiem, ja vien jūs patiešām nedomājat, ka visiem sarakstā esošajiem ir jāsaņem e-pasts.
4. Iekļaujiet parakstu bloku
Nodrošināt lasītājs ar kādu informāciju par jums, iesaka Pachter. 'Parasti tajā būtu norādīts jūsu vārds, uzvārds, uzņēmuma nosaukums un kontaktinformācija, ieskaitot tālruņa numuru. Jūs varat arī pievienot nelielu publicitāti sev, bet nepārsniedziet nevienu teicienu vai mākslas darbu. '
Izmantojiet to pašu fontu, tipa izmēru un krāsu kā pārējā e-pastā, viņa saka.
5. Izmantojiet profesionālus sveicienus
Nelietojiet mierīgus, sarunvalodas izteicienus, piemēram, “Hei jūs, puiši”, “Yo” vai “Sveiki ļaudis”.
'Mūsu rakstu atvieglotajam raksturam nevajadzētu ietekmēt sveicienu e-pastā,' viņa saka. ' Hei ir ļoti neformāls sveiciens, un parasti to nevajadzētu izmantot darba vietā. Un Es arī nav labi. Izmantot Sveiki vai Sveiki tā vietā. '
Viņa arī iesaka nevienu vārdu saīsināt. Sakiet 'Sveiks, Maikls', ja vien neesat pārliecināts, ka viņš dod priekšroku saukšanai par 'Maiku'.
6. Saudzīgi izmantojiet izsaukuma zīmes
Ja izvēlaties izmantot izsaukuma zīmi, izmantojiet tikai vienu, lai izteiktu satraukumu, saka Pachter.
'Cilvēki dažreiz aizrauj un soda beigās ievieto vairākas izsaukuma zīmes. Rezultāts var izrādīties pārāk emocionāls vai nenobriedis, ”viņa raksta. 'Izsaukuma zīmes rakstiski jālieto taupīgi.'
7. Esi piesardzīgs ar humoru
Humors var viegli pazust tulkojumā bez pareizā toņa vai sejas izteiksmes. Profesionālā apmaiņā ir labāk atstāt humoru ārpus e-pastiem, ja vien jūs labi nezināt adresātu. Turklāt kaut kas, kas, jūsuprāt, ir smieklīgs, var nebūt smieklīgs kādam citam.
Pachter saka: 'Kaut kas, ko runājot uztver kā smieklīgu, rakstot var rasties ļoti atšķirīgi. Ja rodas šaubas, atstājiet to ārpusē. '
8. Ziniet, ka cilvēki no dažādām kultūrām runā un raksta atšķirīgi
Slikta saziņa var viegli notikt dēļ kultūras atšķirības , it īpaši rakstīšanas formā, kad mēs nevaram redzēt viens otra ķermeņa valodu. Pielāgojiet ziņojumu atbilstoši saņēmēja kultūras fonam vai tam, cik labi jūs tos pazīstat.
Pachter saka, ka labs noteikums, kas jāpatur prātā, ir tas, ka augsta konteksta kultūras (japāņu, arābu vai ķīniešu) vēlas jūs iepazīt pirms darījumu veikšanas ar jums. Tāpēc var būt ierasts, ka šo valstu biznesa partneri savos rakstos ir personiskāki. No otras puses, cilvēki no zema konteksta kultūrām (vācu, amerikāņu vai skandināvu) dod priekšroku ļoti ātri nonākt pie lietas.
9. Atbildiet uz saviem e-pastiem - pat ja e-pasts nebija paredzēts jums
Pachter saka, ka ir grūti atbildēt uz katru e-pasta ziņojumu, kas jums kādreiz nosūtīts. Tas attiecas arī uz gadījumiem, kad jums nejauši tika nosūtīts e-pasts, it īpaši, ja sūtītājs gaida atbildi. Atbilde nav nepieciešama, taču tā ir laba e-pasta etiķete, it īpaši, ja šī persona strādā tajā pašā uzņēmumā vai nozarē kā jūs.
Šeit ir atbildes piemērs: 'Es zinu, ka jūs esat ļoti aizņemts, bet es nedomāju, ka jūs domājāt nosūtīt šo e-pastu man. Un es gribēju jūs par to informēt, lai jūs to varētu nosūtīt pareizajam cilvēkam.
10. Pievienojiet e-pasta adresi pēdējai
'Jūs nevēlaties nejauši nosūtīt e-pastu, pirms neesat pabeidzis rakstīt un pārbaudīt ziņojumu,' saka Pachter. 'Pat tad, ja atbildat uz ziņojumu, ir ieteicams piesardzīgi izdzēst adresāta adresi un ievietot to tikai tad, kad esat pārliecināts, ka ziņa ir gatava nosūtīšanai.'
11. Katras ziņas korektūra
Jūsu kļūdas netiks pamanītas jūsu e-pasta adresātiem. 'Un, atkarībā no saņēmēja, jūs var vērtēt par to izgatavošanu,' saka Pachter.
Nensijas Makkenas tīrā vērtība 2015
Nepaļaujieties uz pareizrakstības pārbaudi. Pirms nosūtīšanas dažas reizes izlasiet un vēlreiz izlasiet savu e-pastu, vēlams skaļi.
'Viens vadītājs bija iecerējis uzrakstīt' Atvainojiet par sagādātajām neērtībām, 'saka Pachter. 'Bet viņš paļāvās uz pareizrakstības pārbaudi un beigās uzrakstīja' Atvainojiet par nesaturēšanu. '
12. Vēlreiz pārbaudiet, vai esat izvēlējies pareizo adresātu
Pachter saka, ka jāpievērš uzmanība, rakstot vārdu no adreses grāmatas uz e-pasta rindiņu “Kam”. 'Ir viegli izvēlēties nepareizu vārdu, kas var būt neērts gan jums, gan personai, kura kļūdas dēļ saņem e-pastu.'
13. Saglabājiet savus fontus klasiskus
Purple Comic Sans ir laiks un vieta (varbūt?), Bet biznesa sarakstei saglabājiet klasiskos fontus, krāsas un izmērus.
Galvenais noteikums: Jūsu e-pastiem jābūt viegli lasāmiem citiem cilvēkiem.
'Parasti vislabāk ir izmantot 10 vai 12 punktu tipu un viegli lasāmu fontu, piemēram, Arial, Calibri vai Times New Roman,' iesaka Pachter. Kas attiecas uz krāsu, drošākā izvēle ir melnā krāsa.
14. Nesaīsiniet saņēmēju vārdu, ja vien viņi to nav lūguši
' Mani sauc Barbara. Man nepatīk saņemt e-pastus, kas adresēti kā 'Hi Barb', viņa stāsta Business Insider. 'Tas pats attiecas uz segvārdu lietošanu. Nesauc mani par Bārbiju! '
Ja vien cilvēks jums nav teicis, ka dod priekšroku segvārdam, neuzņemieties to lietot. Iespējams, ka jūs vienkārši mēģināt būt draudzīgs vai neformāls, bet tas nav piemērots un var nokļūt zem saņēmēja ādas.
15. Pārliecinieties, vai adresātu vārds tiek uzrakstīts pareizi
'Ja sveicinot kādu aizskarat, šī persona, iespējams, vairs nelasīs,' viņa saka.
Esiet cieņpilns un pareizi uzrakstiet saņēmēja vārdu. 'Daudzus cilvēkus apvaino, ja viņu vārds tiek uzrakstīts nepareizi. Personas parakstu blokā pārbaudiet pareizrakstību. Varat arī pārbaudīt viņu e-pasta adresi. Bieži vien cilvēku vārdi un / vai uzvārdi ir viņu adresēs. ”
Ja sūtāt e-pastu potenciālajam klientam, viņš var uzskatīt, ka jūs maz uzmanības veltāt detaļām, vai esat pārāk aizņemts vai apjucis, lai pareizi nosauktu viņu vārdu, un tas nav ziņojums, kuru vēlaties nosūtīt.
16. Turiet cilnes uz sava toņa
Tāpat kā joki tiek pazaudēti tulkojumā, toņu ir viegli nepareizi interpretēt bez konteksta, kuru jūs iegūtu no balss signāliem un sejas izteiksmēm. Attiecīgi ir viegli atdalīties kā pēkšņāk, nekā jūs, iespējams, esat iecerējis. Jūs domājāt “tiešs”; viņi lasīja “dusmīgs un sašutums”.
Lai izvairītos no pārpratumiem, Pachter iesaka pirms sūtīt nosūtīt ziņojumu skaļi izlasīt. 'Ja tas jums izklausās skarbi, lasītājam tas skanēs skarbi,' viņa saka.
Lai sasniegtu labākos rezultātus, izvairieties no nepārprotami negatīvu vārdu lietošanas (“neveiksme”, “nepareiza” vai “novārtā atstāta”) un vienmēr sakiet “lūdzu” un “paldies”.
17. Nekas nav konfidenciāls - tāpēc uzrakstiet attiecīgi
Vienmēr atcerieties, ko bijušais bijušais CIP direktors Deivids Petrejs acīmredzami aizmirsa, brīdina Pachter: Katrs elektroniskā ziņa atstāj pēdas.
'Pamatnostādne ir pieņemt, ka citi redzēs to, ko jūs rakstāt,' viņa saka, 'tāpēc nerakstiet neko tādu, ko nevēlaties, lai visi redzētu.' Liberālāka interpretācija: nerakstiet neko tādu, kas jums būtu postošs vai sāpīgs citiem. Galu galā e-pastu ir bīstami viegli pārsūtīt, un labāk ir būt drošam nekā žēl.
Šis stāsts pirmo reizi parādījās Biznesa iekšējā informācija .
