Dažiem uzņēmējiem sapulces ir līdzvērtīgas vingrošanai, tās nav jautras, bet jūs zināt, ka tās ir nepieciešamas. Dažreiz sapulces notiek ātri un precīzi, un citreiz tās aizņem lielu daļu no jūsu dienas. Bet neatkarīgi no tā, cik ilgi sanāksme ilgst, vissvarīgākais ir tas, ko jūs no tā iegūstat.
Jums ir noteikti izpildes termiņi, jāveic daudz uzdevumu un jāpārvalda visa komanda. Laiks ir nauda, un, ja tas netiek pareizi izmantots, sapulces var apēst daudz dārgo stundu. Lai palīdzētu jums maksimāli izmantot komandas sanāksmes, jūs un jūsu darbinieki varat sekot šim piecu soļu ceļvedim. Jūs ātri pamanīsit jūs un jūsu komanda vadīs produktīvākas sanāksmes, biežāk.
cik vecs ir Aleksam Hollijam
1. Izstrādāt un izplatīt darba kārtību.
Iepriekš sagatavojot sapulces darba kārtību, varat izveidot stabilu spēles plānu. Jūs varat uzskaitīt visus svarīgos jautājumus, kurus vēlaties apspriest, un mērķus, kurus vēlaties sasniegt sapulces beigās. Padariet to kodolīgu un pat ievietojiet aizpildāmās tukšās vietas lietām, kuras vēlaties uzzināt.
Darba kārtības aizmugurē varat izveidot darbību numuriem numurētu sagatavju sarakstu. Tas ļauj sapulces apmeklētājiem pierakstīt visu, kas viņiem nepieciešams, lai rīkotos sapulces rezultātā, un tas visu tur vienā vietā.
Kad darba kārtība ir pabeigta, nosūtiet to savai komandai. Viņi varēs redzēt, ko tieši jūs vēlaties apspriest, kādi jautājumi jums varētu būt un kādas idejas vai bažas viņi varētu vēlēties izvirzīt. Darba kārtība palīdz ikvienam justies organizētam, ko sagaidīt un ko no viņiem sagaidīt sanāksmes laikā.
2. Plānojiet darba kārtību.
Darba kārtība ir vienkārši diskusiju punktu saraksts. Ir svarīgi, lai visi pirms sanāksmes pārskatītu darba kārtību, lai blakus katram jautājumam sagatavotu jautājumu, atbilžu vai padomu sarakstu. Tas ļaus visiem pievērsties tēmai, apspriežot visu, kas jāapspriež, pirms pāriet uz nākamo darba kārtības punktu.
Katras tēmas beigās jautājiet visiem: 'Vai kādam ir kādi jautājumi, pirms mēs ejam tālāk?' Šī ir iespēja izvirzīt citus jautājumus, kamēr informācija joprojām ir jauna visu prātos.
3. Pirms katras sanāksmes ejiet “tumšs”.
Mudiniet savu komandu ņemt līdzi savu dienaskārtību un “aptumšoties” vai atkāpties no traucējošiem, lai koncentrētos uz jaunumu un jaunu ideju celšanu galdā. Piemēram, kad jūs nolemjat organizēt ideju vētras sanāksmi, lūdziet visus īsi pirms sanāksmes veltīt 10-15 minūtes ideju vētras, lai sagatavotu apspriežamo ideju sarakstu. Viņi pat var pievienot savas idejas un piezīmes darba kārtības kopijai kā ātru uzziņu ceļvedi.
Tas ļaus jums un jūsu komandai pāriet tieši uz sapulci un apiet galdu, lai apspriestu idejas, kamēr viņi ir prātā. Tā vietā, lai gaidītu ilgu laika periodu, kad nākamā persona runās, visi būs gatavi runāt ar idejām, un jums būs daudz lielākas iespējas tajā pašā dienā izlemt par labāko rīcību. Enerģija telpā būs lipīga, un jūs priecāsieties redzēt, cik šīs sanāksmes var būt produktīvākas.
4. Novērsiet traucējumus ārpus malas.
Sanāksmes tiek veidotas, lai noteiktu laiku veltītu svarīgu lietu apspriešanai. Cieniet šo laiku, nenesot sev līdzi ārējus traucējumus, piemēram, tālruni vai klēpjdatoru. Pretējā gadījumā kolēģiem varētu šķist nepieklājīgi vai necieņu redzēt jūs rakstot prom vai pastāvīgi pārbaudot tālruni.
Tomēr, tā kā dažiem cilvēkiem var būt nepieciešama elektroniska ierīce piezīmju izdarīšanai vai e-pasta ziņojumu novērošanai, noteikti turiet to klusā režīmā, lai skaļi paziņojumi netiktu izslēgti. Turklāt, ja ņemat līdzi elektroniskas ierīces, sapulces sākumā visiem pasakiet, ka izmantosiet to piezīmju izdarīšanai. Neveicot ierīces vai iepriekš nebrīdinot cilvēkus par to, kādēļ jūs lietojat ierīci, tas neļaus kolēģiem domāt, vai jūs pievēršat uzmanību.
5. Beidziet sapulces, atkārtojot galvenos izņēmumus.
Kā sapulces vadītājs noteikti izmantojiet katras sapulces pēdējās piecas minūtes, lai ātri apkopotu galvenos pārņemšanas gadījumus. Tas palīdz padarīt vissvarīgākos informācijas fragmentus kristāldzidru. Atkārtot to, ko visi gaida vai ko līdz nākamajai sapulcei piedāvā, ir lielisks veids, kā pabeigt sapulci un turēt visus pie uzdevuma.
Sapulču vērtības gūšanai vajadzētu būt galvenajai prioritātei. Neveiciet sapulces par lietām, kuras varat ātri apspriest pa tālruni vai e-pastu. Pārliecinieties, ka sapulces ir sagatavotas svarīgām diskusiju tēmām un augstai produktivitātei. Ļaujiet savai komandai palīdzēt jums saprātīgi izmantot šo laiku, lai strādātu kopā un vienmērīgi virzītos cauri projektiem.
